Procesy

Dlaczego potrzebujesz procesowo podchodzić do biznesu?

Czym są procesy?

Procesy to uporządkowane sekwencje czynności, które prowadzą do określonego celu. W firmie mogą obejmować one różne obszary, takie jak:

  • Obsługa klienta: od pierwszego kontaktu z klientem, przez realizację zamówienia, aż po serwis posprzedażowy.
  • Produkcja: od pozyskania surowców, przez produkcję, aż po dystrybucję gotowych produktów.
  • Zarządzanie: obejmujące planowanie, organizowanie, kontrolowanie i motywowanie pracowników.
  • Marketing: obejmujący działania promocyjne, reklamowe i sprzedażowe.

 

Dlaczego warto wprowadzić procesy w firmie?

Uporządkowane procesy zapewniają wiele korzyści, takich jak:

  • Wzrost produktywności: Jasno określone procedury i instrukcje eliminują chaos i zniechęcają do prokrastynacji. Pracownicy wiedzą, co mają robić i jak to robić, co pozwala im pracować szybciej i efektywniej.
  • Obniżenie kosztów: Usprawnienie procesów pozwala wyeliminować zbędne czynności i marnotrawstwo zasobów.
  • Poprawa jakości: Standaryzacja procedur zapewnia powtarzalność i wysoką jakość oferowanych produktów i usług.
  • Wzrost konkurencyjności: Efektywne procesy dają firmie przewagę nad konkurencją, która działa chaotycznie i nieefektywnie.
  • Lepsze wykorzystanie czasu i zasobów: Uporządkowanie procesów pozwala na lepsze planowanie i wykorzystanie dostępnych zasobów.
  • Mniejsze obciążenie pracą i stres dla pracowników: Jasno określone obowiązki i procedury redukują stres i frustrację pracowników.
  • Zwiększenie satysfakcji klientów: Sprawnie działające procesy przekładają się na lepszą obsługę klienta i wyższy poziom satysfakcji.

 

Wdrożenie procesów jest szczególnie polecane w następujących sytuacjach:

  • Firma dynamicznie się rozwija: Wraz ze wzrostem skali działalności, dotychczasowe, nieformalne metody zarządzania stają się niewystarczające. Procesy pomagają utrzymać kontrolę i zapewnić spójność działania w większej organizacji.
  • Pojawiają się błędy i pomyłki: Częste błędy i pomyłki pracowników wskazują na brak standaryzacji i jasnych procedur. Wdrożenie procesów pozwala na zminimalizowanie takich niepożądanych sytuacji.
  • Pracownicy są nowi lub brakuje im wiedzy: Jasno określone procesy stanowią cenne źródło wiedzy dla nowych pracowników i ułatwiają im szybką aklimatyzację w firmie.
  • Potrzeba poprawy jakości i zadowolenia klienta: Standaryzacja procedur zapewnia powtarzalność i wysoką jakość oferowanych produktów i usług, co przekłada się na większą satysfakcję klientów.

 

Jak pomagamy?

Wdrożenie procesów w firmie to wieloetapowy proces, który wymaga zaangażowania zarówno kierownictwa, jak i pracowników.

Oto kilka kluczowych kroków:

  • Określenie celów: Zdefiniuj cele, które chcesz osiągnąć poprzez wdrożenie procesów.
  • Analiza obecnego stanu: Dokonaj szczegółowej analizy istniejących procesów i zidentyfikuj obszary problemowe.
  • Opracowanie nowych procesów: Zaprojektuj nowe procesy, uwzględniając najlepsze praktyki i specyfikę Twojej działalności.
  • Wdrożenie nowych procesów: Wprowadź nowe procesy w życie i zapewnij odpowiednie szkolenie dla pracowników.
  • Monitorowanie i doskonalenie: Monitoruj efekty wdrożonych procesów i wprowadzaj niezbędne udoskonalenia.

 

Procesy w firmie nie są fanaberią, ale koniecznością dla każdego przedsiębiorcy, który chce osiągnąć sukces. Uporządkowane procedury i instrukcje to fundament efektywnego działania, rozwoju i przewagi konkurencyjnej. Wdrożenie procesów wymaga czasu i zaangażowania, ale korzyści płynące z tego przedsięwzięcia są zdecydowanie warte wysiłku.

Pamiętaj:

  • Procesy to nie sztywny schemat, ale żywy organizm, który wymaga ciągłego monitorowania i doskonalenia.
  • Nie ma uniwersalnych procesów, które sprawdzą się w każdej firmie. Rozwiązania należy dopasować do specyfiki Twojej działalności.
  • Wdrażanie procesów to proces długoterminowy, który wymaga cierpliwości i wytrwałości.

 

Przykłady

Chaos kontra kontrola: 

Aby lepiej zrozumieć znaczenie procesów, wyobraź sobie sytuację w mikrofirmie, w której one nie istnieją.

  • Obsługa klienta:
    • Pracownicy sami decydują, jak odpowiadać na zapytania klientów.
    • Brak jednolitego standardu obsługi prowadzi do nieporozumień i frustracji klientów.
    • Czas odpowiedzi na wiadomości bywa długi i nieregularny.
  • Realizacja zamówień:
    • Zamówienia są realizowane w przypadkowej kolejności, bez priorytetów.
    • Brak kontroli nad stanem magazynowym prowadzi do pomyłek i opóźnień.
    • Komunikacja między działami jest chaotyczna, co utrudnia realizację zamówień w terminie.
  • Marketing i sprzedaż:
    • Brak strategii marketingowej i celów sprzedażowych.
    • Akcje marketingowe są podejmowane spontanicznie, bez mierzenia ich skuteczności.
    • Sprzedawcy stosują różne techniki sprzedaży, co może prowadzić do nieuczciwych praktyk.
  • Finanse i księgowość:
    • Brak jasnego systemu ewidencji przychodów i wydatków.
    • Płatności do dostawców i urzędu skarbowego są opóźnione.
    • Kontrola nad finansami firmy jest utrudniona.

 

Powyższe przykłady pokazują, jak brak procesów prowadzi do chaosu, nieefektywności i utraty kontroli nad firmą.

Procesy w firmie stanowią fundament efektywnego działania, rozwoju i przewagi konkurencyjnej. Prowadzą do wzrostu produktywności, obniżenia kosztów, poprawy jakości i wzrostu zadowolenia klienta. Chociaż wdrożenie procesów wymaga czasu i wysiłku, korzyści płynące z tego przedsięwzięcia są nie do przecenienia.

 

Procesy w mikrofirmie a w dużym przedsiębiorstwie

Istnieją pewne różnice w podejściu do wdrażania procesów w mikrofirmach i dużych przedsiębiorstwach.

  • Mikrofirmy:
    • Procesy powinny być przede wszystkim proste, zrozumiałe i łatwe do wdrożenia.
    • Wiele czynności może być wykonywanych przez jednego pracownika, co wymaga elastyczności i umiejętności wielozadaniowości.
  • Duże przedsiębiorstwa:
    • Procesy mogą być bardziej kompleksowe i szczegółowe.
    • Istnieje większa konieczność standaryzacji i automatyzacji procesów.
    • Wyodrębnione działy i większa liczba pracowników wymagają jasnego podziału odpowiedzialności i sprawniej komunikacji.

 

Mimo tych różnic, podstawowe zasady wdrażania procesów zasadniczo pozostają takie same.